14 pasos para implementar la formación corporativa online

Implantar la formación online corporativa en una organización puede no ser una de las tareas más fáciles.

Sin embargo, hay dos acciones muy importantes para su éxito: planificar y ejecutar de forma organizada y bien estructurada.

¡Para ello, en este post, te proponemos un paso a paso con 14 ítems para que sigas y tengas éxito en la implementación de la educación a distancia en tu empresa!

1. identifique sus necesidades

Como primer paso, identifique sus necesidades de formación que pueden satisfacerse con el aprendizaje electrónico.

A continuación, evalúe en qué medida estas necesidades están alineadas con sus estrategias de negocio, y cuáles pueden reducir los costes o alcanzar sus objetivos de ventas, para justificar la inversión en el desarrollo e impartición de la formación en línea...

2. Formalizar y documentar las necesidades de formación en línea

Esto significa que para identificar las necesidades de e-learning, debe tener un proceso formal para recoger y documentar las necesidades de formación.

Las encuestas específicas y los formularios de opinión rellenados por los empleados y la dirección le ayudarán a identificar sus necesidades de formación y sus opiniones sobre la formación impartida en línea.

Los principales líderes deben participar en las iniciativas de formación en línea.

Esto les ayudará a reconocer la necesidad de integrar el aprendizaje electrónico en sus programas de formación.

3. Identificar los tipos de formación adecuados para aplicar en la modalidad online

No toda la formación puede aplicarse a distancia.

Para ello, es necesario elegir los temas adecuados.

Para ello, debe probar los programas que ha identificado para su aplicación en línea y proporcionar a los estudiantes el material tanto en entornos tradicionales como en línea.

Mediante la evaluación de los alumnos y la comparación de las puntuaciones, se puede valorar la eficacia de ofrecer estos programas de formación en línea frente a los métodos tradicionales.

Los resultados le ayudarán a seleccionar los programas de formación adecuados para aplicarlos a distancia.

4. Evaluar la aceptación del e-learning en su organización

El siguiente paso es comprobar la disposición de su organización a aceptar el aprendizaje electrónico.

Hay 7 factores importantes que debe tener en cuenta antes de implantar el e-learning:

• Psicológica;
• Social;
• Medio ambiente;
• Recursos humanos;
• Tecnológica;
• Financiera; y
• Contenido.

Explicando cada una de ellas con más detalle, tenemos:

1. Psicológica:

Evaluar la actitud del personal y de los directivos hacia el aprendizaje electrónico. ¿Es una modalidad de aprendizaje bien aceptada en su organización? ¿Apoyan los líderes la idea de la formación en línea? Es importante hacer este tipo de evaluación para que la formación que se aplique tenga la acogida deseada.

2. Social

Abordar los aspectos interpersonales del entorno de aprendizaje. Evaluar si los alumnos son sociables e interactivos entre sí.

3. Medio ambiente

Haga una evaluación de los factores internos y externos de su organización que pueden influir en el aprendizaje en línea.

4. Recursos humanos

Evaluar la disponibilidad de personal, interno y externo (de un proveedor), que repercutirá en el éxito de la formación.

5. Tecnología

Evalúe los conocimientos técnicos de sus empleados, su capacidad para manejar la tecnología aplicada en la modalidad online...

6. Financiero

Evaluar el presupuesto necesario para implantar el e-learning.

7. Disponibilidad de contenidos

Evaluar la disponibilidad de contenidos para su conversión en e-learning.

Si, entre los factores enumerados anteriormente, se identifican algunas barreras, no significa que no pueda implementar la educación a distancia en su empresa.

De este modo, se trata de tomar las medidas necesarias para mejorar los factores deficientes para el éxito de su despliegue de formación en línea.

5. Identifique los posibles obstáculos a la implantación de la formación en línea en su empresa

Incluso después de haber tomado la decisión de invertir en formación en línea en su organización, es posible que se encuentre con algunas barreras que impidan su adopción con éxito o que aprovechen sus beneficios.

Estas barreras incluyen:

• Barreras personales: empleados que no quieren asumir la responsabilidad de su propio aprendizaje y su resistencia al cambio;
• Barreras de estilo de aprendizaje: sus alumnos temen que el e-learning no se adapte a sus estilos personales de aprendizaje;
• Barreras de instrucción: los empleados no están actualizados sobre los beneficios del e-learning, por lo que no pueden entender cómo obtendrán beneficios personales. Su reticencia a aprender es una barrera instructiva.
• Barreras organizativas: las implicaciones de los costes del e-learning en comparación con los métodos de formación tradicionales.
• Barreras de contenido: los factores incluyen las altas expectativas del curso, el material irrelevante, la calidad e información inadecuadas y las tareas mal diseñadas.
• Barreras situacionales: circunstancias y situaciones de un empleado que influyen en su capacidad para realizar el curso.
• Barreras tecnológicas: la calidad de la plataforma ead, la conectividad a Internet y los problemas de navegación pueden ser algunas barreras potenciales.

La identificación de estas barreras y la búsqueda de soluciones garantizarán mejores resultados en la implantación de la educación a distancia en su empresa.

6. Enumere las ventajas de aplicar la formación empresarial en línea

Un paso importante en la implantación de la educación a distancia es conseguir que la alta dirección acepte su propuesta de aprendizaje electrónico.

Para ello, se enumeran los beneficios que se encuentran a la formación en línea.

En esto, debes incluir:

• La formación aplicada cara a cara con sus deficiencias;
• Ventajas del e-learning y cómo resolverá el problema;
• Factor de coste del e-learning: debe incluir el coste de la planificación, la preimplantación y la implantación, la formación del personal, los nuevos equipos, los costes de proveedores y consultores y otros costes corrientes;
• La ventaja económica que supone el uso del e-learning para la formación en comparación con los métodos de formación presencial.

7. Conseguir el apoyo de la alta dirección

Para convencer a la alta dirección de las ventajas de implantar el e-learning, haga un análisis comparativo del coste de impartir una hora de e-learning frente a una sesión presencial.

Compare el coste de una hora de formación, el tiempo del alumno, los costes de desplazamiento, los costes de oportunidad y la pérdida de productividad con el coste de desarrollo de una hora de e-learning.

También merece la pena comparar las prácticas de formación existentes y el e-learning y destacar los beneficios que el e-learning aportará a la empresa, como la reducción del tiempo que tardan los empleados en completar las tareas o la capacidad de emprender nuevas actividades.

8. ¿Creará su formación en línea o la obtendrá del mercado?

Otro aspecto importante que hay que decidir es si debe haber un equipo interno para crear los cursos, comprar cursos ya hechos o subcontratar sus necesidades a un proveedor que ofrezca soluciones de e-learning a medida.

Si decide crear sus cursos en línea internamente, considere los factores de esfuerzo y el alto coste que conlleva contratar y mantener un amplio equipo interno para sus necesidades.

Opte por adquirir cursos ya preparados en el mercado cuando:

• El contenido está fácilmente disponible;
• La información es genérica; o
• No tiene los recursos para desarrollar el curso.

Construir su propio curso puede ser la opción cuando:

• Tiene los recursos humanos necesarios;
• Tiene tiempo para planificar, desarrollar y poner en práctica el curso;
• El curso debe responder a las necesidades de formación específicas de su organización;
• La información contenida en el curso es confidencial y de propiedad.

Además, puede optar por contratar a empresas que desarrollen sus sesiones de formación en exclusiva para su organización.

Esta práctica está muy extendida, ya que existen consultoras especializadas en educación a distancia que pueden atender su proyecto de ead.

9. Busque a los posibles proveedores y haga una comprobación para ayudarle en su elección

Si decide subcontratar su proyecto de educación a distancia, elija un proveedor de soluciones de aprendizaje electrónico fiable y con experiencia. Al ponerse en contacto con ellos, es importante realizar una comprobación de verificación.

De este modo, podrá realizar una comparación entre proveedores, teniendo una idea clara sobre:

•    La cualificación del equipo del proveedor;
•    Su actividad principal: asegurarse de que rinden con el aprendizaje electrónico;
•    Experiencia en términos de años en la empresa y número de proyectos realizados
•    Ejemplos de trabajos anteriores
•    Registro de la finalización de los proyectos a tiempo
•    Coste de cada proveedor

10. Decidir entre el desarrollo de cursos a pequeña o gran escala

Es muy recomendable empezar a pequeña escala cuando:

•   La educación corporativa se implementa por primera vez;
•    Tiene una baja inversión para implementar la educación corporativa en línea;
•    Necesita una aplicación rápida para poder iniciar su formación; o
•    Necesidad de implantar un solo curso o algunos cursos entre departamentos.

El aprendizaje electrónico a gran escala puede utilizarse en los siguientes casos:

•    Cuenta con una estrategia de aprendizaje electrónico ya estructurada;
•    Disponer de la inversión y los recursos necesarios;
•    Necesidad de implantar cursos en toda la organización.

11. Elección de la plataforma EAD

La elección de la plataforma de ead que mejor se adapte a su proyecto de implantación de la formación a distancia en su empresa debe realizarse teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Compruebe que es fácil de usar;
• Poder personalizar su área de cursos online, en este caso, personalizar su Universidad Corporativa según la identidad visual de su empresa;
• Disponga de un entorno intuitivo para el acceso de sus alumnos;
• Disponer de recursos para la gestión completa de los alumnos, tales como: creación de clases con periodos determinados de inicio y finalización de la formación;
• Disponga de informes completos sobre el rendimiento de sus alumnos;
• Permitir el acceso a través de todos los dispositivos móviles (tablet, smartphone, ordenador de sobremesa)
• Un apoyo adecuado.

Tenga un centro de comunicación adecuado con sus alumnos: chat, foro, aprendizaje social.

En cualquier caso, estas son algunas características importantes que deben tenerse en cuenta a la hora de contratar una plataforma de ead adecuada para su formación a distancia.

12. Motivar y apoyar a los empleados para que accedan a la formación en línea

Una vez que la formación en línea esté en marcha, motive a sus empleados para que accedan al curso de aprendizaje electrónico.

Abordar los problemas que puedan tener al utilizar esta nueva metodología de formación mediante una estrategia de gestión del cambio. La estrategia debe incluir:

•    Lanzamiento de la iniciativa con un mensaje del Director General en el que se destaca su importancia;
•    Campañas de correo electrónico para promover el aprendizaje electrónico y despertar el interés de los empleados;
•    Ayudar al personal a comprender claramente los objetivos del programa de aprendizaje electrónico.

13. Garantizar la comunicación entre el personal y la dirección

Es fundamental que los líderes comprendan los objetivos de las formaciones en línea aplicadas a su equipo y la importancia de aplicarlas con éxito.

La comunicación entre líderes y colaboradores debe ser continua y los mecanismos de retroalimentación son importantes para resolver los problemas identificados durante la primera implementación de su proyecto ead.

14. Medir periódicamente el éxito del programa de educación a distancia

Los comentarios periódicos de los empleados y los líderes ayudarán a evaluar el éxito de la iniciativa.

Evaluar a los empleados con objetivos realistas y criterios de éxito ayudará a medir la eficacia y a saber qué funciona y qué no en el programa.

Esto ayudará a realizar cambios en el proyecto en línea aplicado y a poder comprender, evaluar y reconstruir las lagunas identificadas.

Implantar el e-learning no debe ser una tarea complicada o difícil de adoptar, siempre que se conozcan las mejores prácticas y se sigan.

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