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La gestión del conocimiento es un término que se ha utilizado habitualmente debido a su importancia para el mejor funcionamiento de las organizaciones.
La gestión del conocimiento no es más que concentrar y almacenar todo el conocimiento generado o aprendido por su empresa a lo largo del tiempo.
Viene del inglés "knowledge management" y, en principio, puede parecer un tema complejo, pero en la práctica es, o debería ser, algo básico en todas y cada una de las empresas.
Imagine la cantidad de datos que su empresa comparte y utiliza a diario: correos electrónicos, archivos, documentos, presentaciones, informes o proyectos.
Llevar a cabo la gestión del conocimiento es tener una base histórica con todo esto, lo que ya se ha realizado, las buenas y malas prácticas, lo que salió bien o no, la historia de la relación con tus clientes, entre tanta otra información.
De forma aislada, estos elementos pueden parecer irrelevantes, sin embargo, si pensamos en los años, todos estos archivos son esenciales para el aprendizaje y la evolución de la empresa.
Todo este conocimiento almacenado es el que podrá identificar ajustes, cuellos de botella o incluso oportunidades de crecimiento para su negocio.
Es importante destacar que los conocimientos no se centran únicamente en la gestión.
Los conocimientos se extienden por toda la empresa y es esencial poder extraer estos datos de los empleados.
Son los que manejan el negocio a diario y, sin duda, disponen de datos e información esenciales para el pleno funcionamiento de su empresa.
La gestión del conocimiento se compone básicamente de tres (3) elementos esenciales que guían este proceso: datos, información y conocimiento.
Se trata básicamente de registros o valores adquiridos que aún no han sido trabajados o analizados.
Para ejemplificar, podemos considerar una base de datos de registro, donde se almacenan los datos de sus clientes, como el nombre, el correo electrónico, el teléfono, la dirección y similares.
Se ha hablado mucho de este aspecto en los últimos años y tener una base de datos limpia y en pleno funcionamiento es crucial cuando se trata de la gestión de los recursos humanos.
Algunas empresas ya tienen sectores dedicados a esta etapa, en general, la base de datos es responsabilidad del sector de tecnología de la información, pero su alimentación es inherente a toda la corporación.
En esencia, puede traducirse como la interpretación de los datos. En otras palabras, los datos por sí mismos no son capaces de generar información, para que esto sea así, se requiere un análisis de este material para que de esta manera surja la información.
Un buen ejemplo sería extraer su registro base y metrificar cuál es la edad media de sus clientes, el género, la ubicación donde viven y otros datos similares. Una vez hecho esto, habrá medido la edad media de sus clientes, cuál es su principal región de actuación, entre otros muchos datos.
Es, finalmente, la confluencia de ambos aspectos, con los datos y la información se conquista el conocimiento, que a su vez debe ser actualizado y revisado constantemente.
Las personas cambian, los patrones cambian y lo mismo ocurre con su empresa.
El análisis de todo el conocimiento organizativo es fundamental para el éxito de las empresas, pero ¿sabe lo importante que es la gestión del conocimiento para su organización?
Una operación de GC en pleno funcionamiento dentro de la empresa aporta enormes resultados.
El proceso de análisis de datos va mucho más allá del almacenamiento de información y conocimientos. El análisis permite identificar los puntos de mejora para las optimizaciones, las lagunas del mercado y las oportunidades de crecimiento, haciendo así más rentable toda la ecuación.
Con el aumento de la rentabilidad, la previsibilidad de los errores y la reducción de los costes de los productos, las empresas pueden invertir en su capital intelectual.
Recordando que el capital humano es un elemento esencial de todo este proceso.
Es a través de las personas que funcionan todos los engranajes, cada detalle, cada dato, cada información almacenada en su cerebro que conforma su corporación.
Trabajar en la gestión del conocimiento es, por tanto, desarrollar a las personas y animarlas a evolucionar.
Su empresa es responsable de la gestión de estas personas y de mantener el conocimiento dentro de su corporación.
Teniendo en cuenta la importancia de los empleados en este proceso, es necesario entender qué retos presenta la GC y cómo animar a sus empleados.
La falta de apertura para que las personas expresen sus conocimientos puede ser muy perjudicial, para solucionar este problema, deje claro que su empresa está abierta a las sugerencias y al diálogo constante.
Fomentar las reuniones, las células de trabajo conjunto y el intercambio de información entre sectores.
Además, hay que estimular el proceso de redacción de todos estos datos e información, a veces algunas personas pueden no estar familiarizadas con la escritura, para resolver esta cuestión proporcione herramientas o incluso cursos cortos sobre el tema a sus empleados.
Dar una dirección básica, orientar sobre la creación de agendas posteriores a las reuniones, formalizar las conversaciones telefónicas importantes por correo electrónico.
Implemente una especie de manual para cada sector, pida a cada miembro de su equipo o departamento que plasme literalmente en un papel sus actividades diarias con pautas para su desempeño.
Una vez hecho esto, es el momento de planificar dónde guardar todos esos materiales.
Actualmente existen varios sistemas de gestión de datos gratuitos y muy útiles para almacenar esta información: Google Drive, Trello, Meister Task, One Drive, o incluso, Slack.
Buenas opciones de almacenamiento en la nube, registro de actividades y conversaciones.
Podemos concluir que la gestión del conocimiento tiene como objetivo identificar las competencias que su empresa necesita desarrollar para su mejor funcionamiento.
De este modo, se consigue una mejor gestión empresarial, optimizando los procesos y, en consecuencia, aumentando la inversión en propiedad intelectual.
En otras palabras, cada vez que su empresa corrige errores y presenta soluciones más eficaces, la optimización del tiempo se convierte en una consecuencia. De este modo, su empresa tiene más tiempo para analizar los datos e invertir en formación.
La introducción de esta nueva cultura es un proceso laborioso y a primera vista un poco difícil, realmente, el primer paso hacia este cambio puede causar resistencia y encontrar dificultades en los primeros meses.
Sin embargo, superar esta etapa y cosechar los frutos de la gestión del conocimiento y sus ventajas competitivas es el gran objetivo.